Каждое предприятие, работающее на территории РФ, обязано оплачивать налоги авансовым методом, независимо от того, по какой системе налогообложения оно работает – по общей, упрощенной или единой. Для работы предприятия требуются определенные расходы, то есть, те растраты, которые осуществляет предприятие для изготовления продукции, для оказания услуг и прочих целей. Некоторые расходы, в соответствии с НК Российской Федерации не облагаются налогами, а некоторые – облагаются. Главная задача специалиста по налогам на предприятии – разобраться, какие расходы не подлежат налогообложению, и как подтвердить расходы, входящие в данную категорию.
Расходы, связанные с получением прибыли предприятия, в соответствии с разделом ІІІ НК, не облагаются НДС. Но не все и не всегда, а только те, которые связаны с непосредственным изготовлением продукции и ее реализацией. Полный перечень таких расходов определяется Налоговым Кодексом. С 1 апреля 2011 года вступил в силу обновленный Налоговый Кодекс, согласно которому существуют особенности в определении расходов юридических лиц ( предприятий и компаний) и предпринимателей. Ранее такого разделения не было. Так, предпринимателям, чтобы определить, какие расходы их деятельности будут включены в расходы, а какие нет, необходимо изучить, что такое «операционные расходы». Такой порядок налогообложения действителен с августа 2011 года.
Наиболее распространенным видом расходов, который не облагается налогом, являются транспортные расходы, если предприятие представит в ГНС (государственную налоговую службу) документы, подтверждающие расходы данного вида. Итак, к документам, имеющим отношение к транспортным расходам, относятся:
В транспортные расходы включается стоимость бензина, который был потрачен компанией на осуществление перевозки груза. Поэтому, путевые листы целесообразно подкреплять чеками с автозаправок или же платежными документами, касающимися покупки бензина или иных горюче-смазочных материалов. Путевые листы в налоговую службу предоставляются унифицированной формы - №4-С или №4-П. К ним следует приложить и расход горюче-смазочных материалов для конкретной модели автомобиля, поскольку каждое авто потребляет неодинаковое количество бензила или дизельного топлива.
Основным документом, подтверждающим расходы компании, связанные с наймом помещений или офисов, являются договора аренды. Они заключаются в соответствии со всеми требованиями ГК, являются юридическими документами, и поэтому бухгалтер имеет право предоставить в налоговую службу договор аренды с указанной суммой платежей. Кстати, достаточно часто при долгосрочной аренде, собственник помещения требует платить аренду наперед, то есть за квартал наперед или за полгода. Поэтому в договоре аренды может быть указана не только сумма за месяц, но и за квартал. Только необходимо, чтобы была расшифровка конкретной суммы. Если у компании нет такого договора, то отнести сумму арендной платы на расходы, связанные с деятельностью предприятия, невозможно.
Расходы по аренде, которые не облагаются налогом, могут быть и несколько иного характера. Например, сотрудник компании, пребывая в командировке, проживал не в гостинице, а на съемной квартире. Приехав из командировки, он представил бухгалтеру отчет о своих расходах, подтверждающих сумму командировочных средств, которые ему были выданы. Прилагаемый договор аренды по съемной квартире является основанием для учета арендной платы как таковой, которая не облагается налогом.
Предприятия имеют и такие расходы, как оплата услуг связи, приобретение электронных билетов, оплата юридических консультаций. Документально подтвержденные расходы на услуги связи и прочее не облагаются налогом. Для того чтобы подтвердить услуги связи, необходимо представить счет-фактуры телефонных станций, а также расшифровки к каждому из телефонных номеров. Услуги связи – это не только стационарные телефоны, но и мобильные. Поэтому целесообразно прикладывать в качестве документов расшифровки счетов, полученные у операторов мобильной связи.
Расходы по электронному билету будут считаться подтвержденными, если вы приложите сам билет и посадочный талон. Однако в обязательном порядке специалистом обосновывается цель поездки одного из сотрудников по конкретному электронному билету. При утере документов, их можно восстановить, если обратиться в авиакомпанию. Если за отчетный период, компания пользовалась услугами юристов, не входящих в штатный состав, то она может подтвердить расходы на оплату консультации с помощью счета-фактуры и правового заключения, вынесенного юристами.
Если вас интересует вопрос, какие документы подтверждают расходы, связанные с поставкой сырья или продукции иных предприятий, которая впоследствии перерабатывается предприятием для получения конкретного продукта, то ими являются счета-фактуры и товарные накладные. Также могут быть использованы в качестве документов, подтверждающих расходы предприятия и акты оказания услуг, выполненные в установленной форме. Обратите внимание, что акты оказания услуг являются подтверждающими документами для таких расходов, как оплата ремонтных бригад, оплата услуг сторонних компаний, которые были задействованы в производственном процессе.
Например, компания занимается строительством коттеджей. Но в ее собственном гараже нет определенной спецтехники – она берет ее в аренду. Помимо того, что компания арендует само транспортное средство, она пользуется услугами оператора, управляющего данным транспортом. Спецтехника принимает участие в производственном процессе, который и является источником прибыли предприятия. Поэтому, отвечая на вопрос, как подтвердить расходы, специалист компании по налоговому учету должен иметь на руках акт оказания услуг (на услуги оператора) и договор аренды на транспортное средство.