Как подтвердить расходы?

Каждое предприятие, работающее на территории РФ, обязано оплачивать налоги авансовым методом, независимо от того, по какой системе налогообложения оно работает – по общей, упрощенной или единой. Для работы предприятия требуются определенные расходы, то есть, те растраты, которые осуществляет предприятие для изготовления продукции, для оказания услуг и прочих целей. Некоторые расходы, в соответствии с НК Российской Федерации не облагаются налогами, а некоторые – облагаются. Главная задача специалиста по налогам на предприятии – разобраться, какие расходы не подлежат налогообложению, и как подтвердить расходы, входящие в данную категорию.

Расходы, не облагаемые НДС

Расходы, связанные с получением прибыли предприятия, в соответствии с разделом ІІІ НК, не облагаются НДС. Но не все и не всегда, а только те, которые связаны с непосредственным изготовлением продукции и ее реализацией. Полный перечень таких расходов определяется Налоговым Кодексом. С 1 апреля 2011 года вступил в силу обновленный Налоговый Кодекс, согласно которому существуют особенности в определении расходов юридических лиц ( предприятий и компаний) и предпринимателей. Ранее такого разделения не было. Так, предпринимателям, чтобы определить, какие расходы их деятельности будут включены в расходы, а какие нет, необходимо изучить, что такое «операционные расходы». Такой порядок налогообложения действителен с августа 2011 года.

Транспортные расходы

Наиболее распространенным видом расходов, который не облагается налогом, являются транспортные расходы, если предприятие представит в ГНС (государственную налоговую службу) документы, подтверждающие расходы данного вида. Итак, к документам, имеющим отношение к транспортным расходам, относятся:

• Договор с транспортной компанией на предмет предоставления ею услуг компании.
• Путевые листы, согласно которым транспорт компании осуществлял грузоперевозки или осуществлял перевозки иного характера.
• Чеки или иные финансовые платежные документы, которые подтверждают, что компания уплатила конкретную сумму транспортных расходов на счет подрядчика.

В транспортные расходы включается стоимость бензина, который был потрачен компанией на осуществление перевозки груза. Поэтому, путевые листы целесообразно подкреплять чеками с автозаправок или же платежными документами, касающимися покупки бензина или иных горюче-смазочных материалов. Путевые листы в налоговую службу предоставляются унифицированной формы - №4-С или №4-П. К ним следует приложить и расход горюче-смазочных материалов для конкретной модели автомобиля, поскольку каждое авто потребляет неодинаковое количество бензила или дизельного топлива.

Расходы по аренде

Основным документом, подтверждающим расходы компании, связанные с наймом помещений или офисов, являются договора аренды. Они заключаются в соответствии со всеми требованиями ГК, являются юридическими документами, и поэтому бухгалтер имеет право предоставить в налоговую службу договор аренды с указанной суммой платежей. Кстати, достаточно часто при долгосрочной аренде, собственник помещения требует платить аренду наперед, то есть за квартал наперед или за полгода. Поэтому в договоре аренды может быть указана не только сумма за месяц, но и за квартал. Только необходимо, чтобы была расшифровка конкретной суммы. Если у компании нет такого договора, то отнести сумму арендной платы на расходы, связанные с деятельностью предприятия, невозможно.

Расходы по аренде, которые не облагаются налогом, могут быть и несколько иного характера. Например, сотрудник компании, пребывая в командировке, проживал не в гостинице, а на съемной квартире. Приехав из командировки, он представил бухгалтеру отчет о своих расходах, подтверждающих сумму командировочных средств, которые ему были выданы. Прилагаемый договор аренды по съемной квартире является основанием для учета арендной платы как таковой, которая не облагается налогом.

Другие расходы

Предприятия имеют и такие расходы, как оплата услуг связи, приобретение электронных билетов, оплата юридических консультаций. Документально подтвержденные расходы на услуги связи и прочее не облагаются налогом. Для того чтобы подтвердить услуги связи, необходимо представить счет-фактуры телефонных станций, а также расшифровки к каждому из телефонных номеров. Услуги связи – это не только стационарные телефоны, но и мобильные. Поэтому целесообразно прикладывать в качестве документов расшифровки счетов, полученные у операторов мобильной связи.

Расходы по электронному билету будут считаться подтвержденными, если вы приложите сам билет и посадочный талон. Однако в обязательном порядке специалистом обосновывается цель поездки одного из сотрудников по конкретному электронному билету. При утере документов, их можно восстановить, если обратиться в авиакомпанию. Если за отчетный период, компания пользовалась услугами юристов, не входящих в штатный состав, то она может подтвердить расходы на оплату консультации с помощью счета-фактуры и правового заключения, вынесенного юристами.

Основные документы, подтверждающие расходы

Если вас интересует вопрос, какие документы подтверждают расходы, связанные с поставкой сырья или продукции иных предприятий, которая впоследствии перерабатывается предприятием для получения конкретного продукта, то ими являются счета-фактуры и товарные накладные. Также могут быть использованы в качестве документов, подтверждающих расходы предприятия и акты оказания услуг, выполненные в установленной форме. Обратите внимание, что акты оказания услуг являются подтверждающими документами для таких расходов, как оплата ремонтных бригад, оплата услуг сторонних компаний, которые были задействованы в производственном процессе.

Например, компания занимается строительством коттеджей. Но в ее собственном гараже нет определенной спецтехники – она берет ее в аренду. Помимо того, что компания арендует само транспортное средство, она пользуется услугами оператора, управляющего данным транспортом. Спецтехника принимает участие в производственном процессе, который и является источником прибыли предприятия. Поэтому, отвечая на вопрос, как подтвердить расходы, специалист компании по налоговому учету должен иметь на руках акт оказания услуг (на услуги оператора) и договор аренды на транспортное средство.