5.0 0.5 4 40

Как написать письмо?

Тамара Коваленко
Тамара Коваленко
19 марта 2013
2231
Оцените:
Как написать письмо?

 Письмо это последовательное разъяснение темы, мысли, предмета. Сейчас письма пишутся не только на бумаге, но и по интернету. Как написать письмо, какие правила необходимо соблюдать отправляя и получая письмо?

Личное письмо

При написании письма бумагу надо выбирать хорошего качества, листик бумаги из ученической тетради может показаться неуважительным адресату. Сейчас письма друг другу пишут все реже и реже. И многие уже забыли или не знают, как правильно написать письмо. Так, что вспомним, как это делается. Письмо всегда начинается с обращения, которое находится посреди строки. Основной текст пишется на 2-3 см ниже, с красной строки. Внизу листа оставляется 2-3 см. Если нужно еще написать немного, но лист заканчивается, то лучше продолжить на следующем листе. Исписывать обе стороны листа не принято. Исправления в письме недопустимы, это может говорить неграмотности автора письма. Писать письмо нужно разборчиво, не мелко, адресат должен понять, что он читает. Писать нужно чернилами одного цвета. По окончании письма следует подписаться. На полученное письмо следует отвечать в течение недели. Личные письма необходимо хранить подальше от посторонних глаз.

Электронное письмо

В последнее время в деловой переписке большое место занимает электронная почта. Электронная почта - это оперативность, простота, доступность. Получая электронную почту, необходимо:

  • проверять почту не менее 2 раз в день, иначе может затянуться решение вопроса,
  • полученные письма нужно читать, ведь если пришло письмо, значит, кто-то написал и кому-то это важно,
  • у менеджера рабочий день обязательно должен начинаться с проверки почты, можно настроить автоматическое получение на 10 минут, но лучше 2-3 минуты.

А теперь о самом письме. Начинать письмо надо с приветствия. Общаться нужно на одном языке, имеется в виду не только русский или английский, но и форму текста. Деловое письмо – деловой ответ.

  • Деловое письмо должно быть конкретным, точным, лаконичным. В письме должно быть конкретно и понятно, что именно требуется.
  • Точные данные – дата, место, имя.
  • Не стоит писать на трех страницах, что можно сказать в трех словах. 
  • Если в письме несколько тем, вопросов, задач, то их следует отделить, чтобы легче было читать.
  • Текст не должен содержать ошибки, иначе будет подпорчен имидж делового партнера.
  • Прежде чем отправить письмо, нужно его прочитать и убедиться, что нет ошибок, все понятно.
  • По окончании письма обязательна подпись, которая не должна превышать 5-6 строк, но не менее фамилии и имени. Кроме этого указывается номер телефона, электронный адрес, название и адрес компании.

Деловое письмо

Деловая переписка основана на своде правил, норм (корректность и уважение). Даже если в письме претензия, текст не должен содержать некорректных выражений, грубых слов. Деловое письмо оформляется на официальном бланке со следующей информацией: название и адрес организации, факс, телефон, e-mail, web-сайт, реквизиты, логотип. В письме обязательно пишется регистрационный номер письма (входящий, исходящий) и дата. Регистрационный номер пишется в верхнем левом углу письма. Обращение к адресату с должностью и ФИО располагается в правом верхнем углу ниже регистрационного номера. Шрифт текста письма Times New Roman с 12 размером. Нумерация проставляется в правом нижнем углу листа. Приложения оформляются на отдельных листах. Наиболее распространенные фразы делового письма:

  • В ответ на Вашу просьбу…
  • В связи с проведением совместных работ…
  • Подтверждаем… Просим… Сообщаем…
  • Довожу до Вашего сведения…
  • Оплату гарантируем.
  • Напоминаем, что в соответствии с…Вы должны…
  • Просим проверить ход выполнения работ…
  • Приглашаем принять участие в…
  • Надеемся на дальнейшее сотрудничество. и т.д.

Образец делового письма

Деловые письма бывают следующие: извещающие, с просьбой, подтверждающие, приглашающие, предлагающие, отказывающие, напоминающие, гарантирующие и т.д.. Далее представлен образец, как написать письмо. Исх. №324 от 15.05.2012. Генеральному директору ООО «Провизия» В.И. Хабаровскому. Уважаемый Валерий Ильич! Благотворительная организация «Вера и Надежда» проводит благотворительную акцию для детей из детского дома. Просим принять посильное участие в этой акции, которая состоится 20.06.2012 г. во Дворце детского творчества в 10.00. По всем вопросам данной акции можно позвонить по телефону 234-234. Надеемся на дальнейшее сотрудничество. Президент благотворительной организации «Вера и Надежда». А.И. Кулинич.

Как отправить письмо можно узнать здесь:

Подписывайтесь на наши группы в социальных сетях - смешные статьи, картинки и факты!