5.0 0.5 4 46

Как проводить совещания?

Оксана Логунова
Оксана Логунова
4 февраля 2013
1762
Оцените:
Как проводить совещания?

Совещание – это инструмент управления, посвященный обсуждению рабочих вопросов. В наше время не каждый руководитель четко понимает, как проводить совещания и в каких случаях использовать этот распространенный управленческий инструмент, чтобы он приносил результат. Большинство проводимых совещаний являются пустой и неэффективной тратой времени, именно поэтому большая часть сотрудников с недоверием и сомнением относятся к ним.

Задачи проводимого совещания обычно сводятся к передаче информации, оценке реакции рабочего коллектива и ситуации в целом, выработке совместных действий и принятию коллективного решения. Правильная организация совещаний позволяет руководителю легко и быстро решить поставленные вопросы.

Положительные аспекты совещания

  • Данный инструмент управления при правильном проведении обеспечивает лояльность всех работников, принимающих участие в совещании, к его решению. Даже при авторитарном стиле управления большая часть участников станет уважительно относиться к принятому коллективному решению.
  • Обычно совещание привлекает дополнительные ресурсы для решения конкретной задачи или вопроса. Правильно проведенное совещание расширяет проблему в сложившейся ситуации и увеличивает варианты её решения.
  • Данный инструмент позволяет быстро узнать о потребностях и настроениях сотрудников, о происходящем в компании и её проблемах, об отношении работников к руководству и многое другое.

Конечно, проведение совещаний требует затрат времени как сотрудников, так и руководящего состава, что порой создает неудобства, однако правильная организация обычно сокращает время проведения максимум до полутора часов.

Ошибки в организации совещаний

  • Отсутствие четкой постановки цели. Организатор должен осознавать, какой результат он хочет достичь по окончании совещания. Для эффективности нужно поставить конкретные задачи и определить цель.
  • Неполная подготовка к совещанию. Давайте рассмотрим на примере: ваша компания хочет изменить у персонала отношение к системе финансирования. Цель – это повышение лояльности. Сотрудникам заранее раздаются материалы, в которых изложены вопросы, требующие обсуждения. Однако в данных материалах отсутствует грамотно составленная вступительная статья, которая должна доступно объяснить позицию руководства по данным вопросам. В результате время совещания потрачено на разъяснение недопониманий по данным задачам, а цель не достигнута.
  • Размытые границы совещания – это отсутствие четких временных рамок. Непродуманный инструмент управления может растянуться на неопределенное время благодаря непродуманности всей структуры.
  • Отсутствие мотивации и опыта у ведущего совещания. Обычно такая ситуация происходит, когда высшее руководство обязует руководителей отделов проводить еженедельно планерки, а отсутствие опыта и непонимание правильного использования данного инструмента приводит к отсутствию нужных результатов, и это является пустой тратой времени для всех в целом.
  • Несоответствующая цель. Подготовка совещания предполагает использование данного инструмента по назначению. Очень многие при проведении совещания тратят время на неадекватные цели. Например, в одной компании генеральный директор, надеясь повысить у руководителей среднего звена навыки в управлении своими подчиненными, тратил на это 4-5 часов еженедельно, не обсуждая других, более важных для компании вопросов.
  • Противоречие целей и методов данного инструмента. Например, при постановке вопроса о принятии совместного решения руководитель совещания тратит на собственный монолог более часа. В конце, когда все устали, он предлагает обсудить вопрос, требующий коллективного решения. В результате конструктивного обсуждения не получается, так как все уже устали и поскорее хотят вернуться к своей работе.

Методы проведения совещания

Существуют разные методы проведения совещаний. Одни более эффективны, другие менее. Давайте рассмотрим основные, наиболее часто применяемые методы, помогающие в решении первостепенных задач.

  • Обмен мнениями. В этом методе каждый участник совещания высказывается или отвечает на конкретный вопрос по заданной теме. Например: «Ваша оценка в отношении рисков для данного проекта».
  • Доклад – это выступление одного участника по определенной теме. Важно ограничить время доклада, это не более 10 минут. Если время, затраченное на выступление, будет больше, то внимание слушателей рассеется и информация не будет усвоена в полном объеме.
  • Обсуждение – это когда любой желающий сотрудник берет слово для высказывания собственного мнения по обсуждаемому вопросу. Этот метод не обязывает всех участников к выступлению. Данный инструмент очень эффективен при наличии спорных вопросов у коллектива.
  • Мозговой штурм – в этом методе все участники хаотично придумывают решения для конкретно поставленной проблемы. Основная задача этого инструмента – собрать как можно больше мнений и идей по решению конкретного вопроса. В будущем, из полученного многообразия выбираются варианты, наиболее подходящие для конкретной задачи. Это метод использует весь групповой ресурс и позволяет творчески подойти к решению сложного вопроса.

Конструктивное совещание

В совещании существуют два момента, которые необходимо держать под контролем ведущему. Первое – это предмет совещания, который необходимо согласовать или донести до всех участников. Второе – это отношения между всеми сотрудниками, участвующими в совещании.

План совещания делится на несколько этапов, которые ведущий должен учитывать:

  • Подготовительный этап - здесь ведущему необходимо настроить участников на плодотворное взаимодействие и выдать необходимую информацию.
  • Начало совещания – задается тон совещания и формулируются цели и тема.
  • Основная часть – на данном этапе озвучиваются задачи и вопросы, а также обеспечивается рабочий процесс, способствующий принятию решений по необходимым вопросам.
  • Завершение совещания – здесь обычно оглашается решение или выдается копия в письменном виде каждому участнику, а также важным является эмоционально-дружеское завершение процесса взаимодействия между всеми участниками.

Эффективно провести любое совещание не так уж и сложно, главное - четко придерживаться составленного плана, а именно:

  • Четкая постановка цели;
  • Определение приемов проведения совещания;
  • Установление времени начала и окончания совещания;
  • Оставить время для вопросов и личных высказываний участников;
  • Определить лимит выступления для себя и принимающих участие сотрудников.
Подписывайтесь на наши группы в социальных сетях - смешные статьи, картинки и факты!