5.0 0.5 3 29

Как хранить документы?

Дмитрий Медведев
Дмитрий Медведев
26 февраля 2013
3188
Оцените:
Как хранить документы?

Увидев на столе огромную кучу важных бумаг, мы начинаем задаваться интересным вопросом: как хранить документы, чтобы все было на своем месте? Порой, к такой стопке даже страшно подойти, потому что это может занять целую кучу времени. Но этой проблемы не возникло бы, если изначально хранить документы правильно.

Как обезопасить документы

Для начала нужно определиться с безопасным местом хранения. Причем под словом «безопасность» здесь нужно понимать как защиту от повреждения документа, так и защиту от кражи.

Те, у кого есть маленькие дети, знают, что не стоит оставлять бумаги на видном месте, иначе есть риск обнаружить их потом порванными или изрисованными. Или, допустим, вы оставили очень важную бумагу на столе, а ваш супруг случайно пролил на нее чай. Так, где хранить документы, чтобы избежать их порчи? Неплохими местами для хранения от «несчастного случая» может быть книжная полка, шкаф или сервант. Причем предварительно бумаги стоит положить в папку или файл, чтобы они не помялись.

Чтобы защитить ценные бумаги от кражи лучше всего приобрести небольшой сейф, но если у вас нет желания или возможности его покупать, хорошо спрячьте документы у вас дома. Например, можно сделать двойное дно в полке, и класть их туда. Также можно положить самые важные документы в банковскую ячейку.

Легкий доступ к документам

Если вы все же решили хранить документы дома, позаботьтесь о том, чтобы вы могли получить к ним быстрый доступ, например, на случай каких-либо катаклизмов или пожара. Ведь, в первую очередь, в подобных случаях нужно брать с собой документы. И представьте теперь, сколько времени может уйти, прежде чем вы достанете нужные бумаги из двойного дна.

Найти идеальный компромисс между безопасностью и доступностью очень сложно, если вы решили хранить бумаги в квартире, и потому легче воспользоваться услугами банковских хранилищ. Что же касается личных документов, таких как паспорт, то стоит сделать несколько копий в бумажном и электронном виде, на всякий случай. И если подобный документ будет утерян, в случае кражи или катастрофы, вам на первое время сгодится и копия.

Теперь давайте разберемся, как хранить документы, чтобы ими было удобно пользоваться. Правильное расположение значительно экономит вам время на поиске нужной бумаги.

Как распределить документы

Для начала стоит распределить документы. Можно основываться на группах, к которым принадлежит та или иная бумага, и положить её в соответствующую стопку:

  • Работа
  • Дом
  • Семья
  • Банк

Удобство понятие относительное. Некоторым удобнее распределять бумаги по их размеру. Что может оказаться довольно непрактичным. Допустим вы знаете, что ваш документ имеет формат А4, и станете искать в соответствующей стопке, но стопка может оказаться довольно велика. А что делать, если вы не помните, какого размера была бумага. Также можно распределить документы по семейному принципу. То есть, каждый член семьи имеет отдельную папку, в которой хранятся все бумаги относящиеся к нему. Довольно удобный и рациональный способ.

В чем хранить документы

Желательно хранить каждую группу документов в отдельной папке, чтобы исключить их путаницу. Для удобства можно приобрести разноцветные папки, чтобы нужное можно было найти сразу.

Определите для документов определенное место, и никогда не меняйте его. Это также позволит вам сохранить лишние минуты на поиске важной бумаги. Специалисты советуют иметь копии практически каждого документа помимо оригинала. Это довольно удобно, если вы собрались в поездку. Ведь есть возможность, что во время путешествия вы можете потерять, испортить оригинал, или у вас его украдут. К тому же, не нужно будет суетиться, если в какой-нибудь конторе у вас потребуют ксерокопию. Еще лучше будет, если вы будете иметь резервные копии всех документов в цифровом виде. Можно хранить их на компьютере, или скинуть на флешку. Для того чтобы иметь максимально удобный доступ к бумагам можно хранить их на каком-нибудь безопасном ресурсе.

Сколько лет хранить документы? Вообще необходимо сохранять все документы максимально долго. Пусть лучше их будет много, чем не хватать. Ведь никто не знает, какая из бумаг может пригодиться в том или ином случае. Для упорядочивания документов нужно проводить их ревизию хотя бы раз в год. Таким образом, не актуальные бумаги не будут занимать место, а нужный документ будет проще оттискать.

Сколько хранить рабочие документы

Кажется, мы разобрались с тем как дома хранить документы, а теперь стоит сказать пару слов о хранении рабочих документов. Любая организация должна обеспечивать сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета в соответствии с законами об архивном деле, в котором определены сроки и порядок хранения важных бумаг. Для того чтобы узнать, сколько хранить бухгалтерские документы, нужно воспользоваться перечнем типовых документов управления.

Вообще, бухгалтерские документы можно разделить на:

  • Документы с ограниченным сроком хранения
  • Документы постоянного хранения

Срок их хранения рассчитывают с 1 января того года, который будет следующим после окончания их делопроизводства. Срок хранения первичных бухгалтерских документов составляет не меньше пяти лет, в соответствии с федеральным законом. Теперь вы знаете, сколько нужно хранить документы, как и где их лучше хранить.

Подписывайтесь на наши группы в социальных сетях - смешные статьи, картинки и факты!