Как правильно хранить личные документы?

Иван Орлов
Иван Орлов
20 марта 2016
154
Оцените:
Как правильно хранить личные документы?

Сегодня каждый пользуется весьма широким спектром финансовых услуг, что оборачивается накоплением дома кип документов. Квитанции на оплату коммунальных услуг, как правило, лежат вперемешку с гарантийными талонами, чеки на приобретенные товары попадают между страниц договоров, страховые полисы теряются в нужный момент среди массы прочих бумаг... Поток документов нескончаем, и чтобы ориентироваться в нем, нужен правильный подход к их систематизации и учету.

Наши рекомендации помогут вам разобраться как правильно хранить личные финансовые документы. 

ДокументыВ первую очередь  следует извлечь из всех ящиков и закоулков дома накопившиеся документы и провести их инвентаризацию. В процессе первичной сортировки ненужные бумаги оправляем прямиком в урну, а документы, подлежащие более тщательному рассмотрению, откладываем в сторону.

Второй этап предусматривает разнесение документов, подлежащих хранению, по категориям: финансовые документы – в одну стопку, коммунальные счета – в другую, гарантийные талоны с чеками – в третью и т.д. Разбивка документов по группам облегчит вам в будущем поиск понадобившихся бумаг. 

Дабы отобранные документы вновь не смешались, сразу раскладываем их в отдельные файлы и убираем в подготовленные папки. Чтобы потом легче ориентироваться, используйте папки разного цвета, дополнительно пометив их идентифицирующей надписью: «Кредитные соглашения», «Счета за коммунальные услуги», «Страховые полисы» и т.п.  

На третьем  этапе разложите  документы в каждой из папок по датам — от старых к новым. Для группировки документов можно использовать удобные пластиковые разделители разного цвета. Хранить папки с документами лучше всего в шкафу с дверцами - подальше от маленьких детей, да и пыли поменьше. 

Четвертый этап требует технического подхода. Наличие ПК позволит вам избавиться от массы бумажных документов путем  их перевода в электронный вид. Если некоторые виды услуг вы оплачиваете через интернет – это еще удобнее. В таком случае вы можете отправлять в мусор бумажные счета, а электронные копии подтверждений об оплате услуг архивировать на флэшке или диске. 

Устаревшие документы, потерявшие актуальность, лишь вносят путаницу в ваш архив. Поэтому, примерно раз в квартал стоит проводить серьезную инвентаризацию папок с документами. Если вы заключили с банком договор о вкладе на новых условиях, то старый документ смело можно выбросить. Не следует также и "коллекционировать" пластиковые карты с истекшим сроком действия.

ДокументыОсобого подхода при хранении требуют наиболее важные документы — свидетельства регистрации права собственности, договора купли-продажи на имущество, долговые расписки, загранпаспорта, свидетельства о браке и т.п. Лучше всего положить их в офисный сейф — это недорогой вариант, как раз предназначенный для хранения документов формата А4. В сейфе ваши документы будут в целости и сохранности, надёжно защищены от посторонних.

Если установить дома сейф нет возможности, то для хранения наиболее ценных бумаг можно арендовать банковскую ячейку. После подписания с банком договора аренды нужно будет внести залог за ключ, а также оплачивать ежемесячную абонентскую плату. Кроме того, зачастую требуется регулярный доступ к важным документам. В этом случае, чтобы постоянно не бегать в банк, с них можно снять копии, которые будут храниться дома в тематических папках.

Эти простые советы помогут минимизировать количество бумаги и привести домашний документооборот в порядок - упростят вашу жизнь и сэкономят уйму времени.

Подписывайтесь на наши группы в социальных сетях - смешные статьи, картинки и факты!