5.0 0.5 4 21

Как написать инструкцию?

Евгений Фогов
Евгений Фогов
18 февраля 2013
10684
Оцените:
Как написать инструкцию?

Особое место среди инструкций занимают руководства, предназначенные для сотрудников компаний – в них описывается, как правильно должен вести себя сотрудник на рабочем месте, какие выполнять обязанности, в котором часу приходить на работу, и в котором часу уходить. Как написать инструкцию, чтобы она была понятной и в тоже время, способствовала выполнению человеком тех правил, которые указаны в ней?

Общие правила

Инструкция должна составляться логически правильно, то есть, в ней соблюдается последовательность действий, которые должен выполнить человек, чтобы достичь определенного результата. В то же время, этот документ не должен быть слишком долгим, так как прочитать и понять его от начала до конца, человеку будет сложно, по крайней мере, с первого раза. Все фразы и слова должны быть простыми, за исключением технологических инструкций, где невозможно обойтись без использования специальных технических, медицинских или иных, узкопрофильных терминов.

Не следует забывать при составлении инструкции, что каждый новый абзац в этом документе – это призыв к действию, причем обязательно использование глаголов в повелительном наклонении. Инструкция не должна содержать «украшательных» слов, а также вопросов. В ней не должно быть и отступлений. По возможности, следует указывать простые и понятные действия, причем, каждый последующий шаг инструкции должен зависеть от результата, полученного вследствие выполнения предыдущего шага. В инструкции достаточно часто используются всевозможные схемы, благодаря которым человек сможет разобраться намного быстрее, чем, прочитав текстовое изложение. Конечно же, перед тем, как написать должностную инструкцию, не нужно думать над созданием какой-то схемы, поскольку этот документ всегда излагается в сугубо текстовом варианте.

Должностная инструкция

При написании должностной инструкции для каждого должностного лица, руководство компании должно определиться, нужен ли ему такой документ на предприятии или нет. Дело в том, что Трудовой кодекс не обязывает руководителей составлять такие инструкции, хотя Министерство труда нередко настаивает на составлении должностной инструкции. Правила составления должностной инструкции такие же, как и общие правила составления подобных документов, но здесь имеются некоторые особенности.

Перед тем, как правильно написать инструкцию для должностного лица, необходимо ясно представлять себе круг обязанностей, прав и задач этого сотрудника. Поскольку должностная инструкция должна учитывать, как права и обязанности сотрудника, так и права работодателя, то в ней, как правило, используются такие пункты:

  • Общие положения (определяют функциональное назначение документа и прочее).
  • Должностные обязанности (описание конкретных обязанностей сотрудника, которые он должен выполнять с конкретной регулярностью).
  • Права сотрудника (список прав, которые предоставляются сотруднику для успешного выполнения им трудовых обязанностей).
  • Должностные связи (указываются должности, с которыми взаимодействует данный сотрудник в процессе выполнения своих должностных обязанностей).
  • Ответственность сотрудника за срыв сроков выполнения своей работы.
  • Оценка работы сотрудника.
  • Заключительные положения (порядок внесения изменений в документ, дата, с которой должностная инструкция вступает в силу).

Технологическая инструкция

Технологическая инструкция пишется с учетом технологической последовательности выполнения операций или действий. Весь текст пишется простым языком, но с указанием параметров объекта, над которым необходимо совершить действия. Перед тем, как написать технологическую инструкцию, необходимо знать, какое оборудование использовалось для изготовления конкретного предмета. В инструкции записывают информацию о температурном режиме, о давлении и мощности, а также о других параметрах, необходимых для правильного выполнения операции.

Как правило, для сокращения текста, используются в технологических инструкциях буквенные коды для обозначения инструментов и приспособлений. Текст технологической инструкции должен быть разбит не просто на абзацы, а как можно более короткие абзацы. Можно делать шрифтовые выделения, которые помогут акцентировать внимание читателя на важнейших действиях, описанных в инструкции. Точно и логично излагайте мысли, и человек, который изучает написанную вами технологическую инструкцию, будет благодарен вам.

Инструкция по эксплуатации

Инструкция по эксплуатации составляется к каждой группе товаров, поэтому она должна иметь оглавление и технические характеристики объекта (бытовая техника) или состав товара, если это тканевые вещи. Перед тем, как написать инструкцию по эксплуатации к прибору, который требует сборки, необходимо указать, как его собирать, какие следует использовать для этого инструменты. Схема сборки должна быть представлена в инструкции в рисунках, где каждая деталь имеет свой порядковый номер.

При наличии кнопок на приборе, необходимо указать, какая кнопка для чего предназначена. Указывается в инструкции правила настройки конкретных параметров устройства, если таковые предусмотрены производителем. Далее описываются условия, при которых может эксплуатироваться прибор, в том числе и мощность, необходимая для нормальной работы. Проинформируйте пользователя, какие действия он не должен совершать, чтобы не нарушить эксплуатационные свойства прибора.

Укажите правила ухода за прибором. Если инструкция составляется для бытовой техники, то в ней обязательно указываются возможные неполадки и пути их устранения. В заключении инструкции пишутся меры предосторожности.

Подписывайтесь на наши группы в социальных сетях - смешные статьи, картинки и факты!