5.0 0.5 3 47

Как оформить протокол?

Евгений Фогов
Евгений Фогов
15 января 2013
13219
Оцените:
Как оформить протокол?

Учитывая, что протокол является документом, который фиксирует принятие всех важных решений, из-за допущенных нарушений в его оформлении, протокол могут признать недействительным. Во избежание такой ситуации, нужно иметь четкое представление о том, как оформить протокол. Однако суровые требования предъявляют не к его форме, а к содержанию.

Вам нужно подготовить бланк компании, на котором размещены реквизиты и название предприятия. Или же это будут обычные листы стандартного формата А4. Сначала указываем название документа – "Протокол", а затем кратко излагаем тему данного собрания. После этого пишем название организации, а также дату и место проведения совещания. Текст протокола делим на две логические части: вводную и основную.

Начинать заполнять вводную часть нужно с обозначения ведущего собрания (председателя) и протоколирующего (секретаря). Тут нужно будет указать их фамилии, инициалы и, конечно же, должности. Затем, выделяем список всех, кто присутствует на заседании. Обозначаем этот список подзаголовком "Присутствовали" и перечисляем их также как и тех, кого указывали в начале. Для собраний, где присутствующих было предельно много, можно просто указать их количество исходя из итогов регистрации. В этом случае нужно приложить полный список к протоколу. В конце нужно привести перечень всех вопросов, которые будут рассматриваться в ходе заседания. Данный раздел называем "Повестка дня".

Основную часть заполняем в последовательности, которая соответствует текущей повестке дня. Тут по каждому вопросу нужно обозначить фамилии, инициалы и должности тех, кто выступал. Оформляем это в раздел "Слушали". А затем нужно привести тексты каждого из докладов. По аналогии заполняем пункт "Выступили". В разделе "Постановили" нужно сообщить о принятых решениях. Если в процессе обсуждения было голосование, то нужно указать число голосов "За", "Против", а также "Воздержались". В конце оставляем место для подписи председателя собрания и секретаря, который вел протокол.

Протокол собрания: инструкция по заполнению

Как правильно оформить протокол для собрания? Протокол собрания составляется на протяжении следующих трех дней после собрания. Давайте разберем правила по оформлению данного вида документа.

  1. Протокол совещания необходимо оформлять, взяв за основу черновые рукописные записи, стенограммы или аудиозаписи, которые секретарь делает в процессе заседания. Также можно использовать материалы, которые были подготовлены непосредственно для собрания: проекты решений, тексты выступлений, повестка дня и списки тех, кто присутствовал.
  2. В первой строке протокола собрания нужно указывать официальное название организации или предприятия. На второй – пишем заглавными буквами вид нашего документа "ПРОТОКОЛ". Чуть ниже указывает дату проведения собрание (не путайте с днем оформления Ваших записей), номер, который был присвоен при регистрации, а также место составление данного документа. Затем заглавными буквами в левом нижнем углу делаем запись о виде самого заседания. Их нужно согласовать в родительном падеже со словом "протокол". К примеру, "собрания руководителей отделов".
  3. ФИО председателя и секретаря указывается в водной части протокола. А также тут указываем общее количество участников заседания и людей, которые были специально приглашены, не забываем обозначить повестку дня. Фамилии лиц, которые имеют право голоса и членов коллегиального органа, пишем строго в алфавитном порядке. Обязательно нужна сноска на регистрационный список ("сноска прилагается"), когда указываем общее количество всех присутствующих без перечисления их фамилий. Список необходимо включать в приложении к протоколу. Номерной перечень всех вопросов, которые обсуждаются на совещании, в котором указываем фамилии выступающих и докладчиков, записываем в последнюю очередь.

Как оформить протокол заседания в основной его части

  1. Перейдя к основной части, которая состоит из трех частей, логически разделяемых по количеству обсуждаемых вопросов на повестке дня. Каждую часть нужно строить по схеме "выступили" или "слушали", "решили" или "постановили". В них нужно записывать ход самого собрания и обсуждения по каждому пункту нынешней повестки. Иногда, в части "выступили" указывают вопросы и ответы. К примеру: "Вопрос: Если предприятие будет реорганизовано, подлежат ли сотрудники увольнению? Ответ: "Нет". Без указания фамилий.
  2. В пункте "Постановили" нужно записывать результаты голосования. Текст принятого решения необходимо записывать в форме повелительного наклонения, с обязательным указанием срока исполнения, а также исполнителя.
  3. В конце оформления протокола собрания обязательно наличие подписи председателя заседания и секретаря, который вел протокол.

Следует помнить, что перед тем как оформить протокол собрания, нужно убедиться, что в него включены все необходимые данные.

Виды протоколов

Протоколы совета директоров или правления акционерного общества должны быть подписаны всеми, кто присутствовал на заседании. В некоторых важных случаях члены собрания, которые выступали должны визировать протокол. Визы нужно проставлять в левом поле документа. Протокол необходимо датировать тем числом, когда проходило описанное заседание. Если его продолжительность проходила с перерывами, и в итоге, заседание длилось несколько дней, то в этом случае, указываем через тире даты начала и окончания собрания. Сотрудники организации уведомляются о принятых решениях с помощью копий протоколов или же с помощью записки, в которой имеется раздел "Решили" или "Постановили".

На сегодняшний день существует два вида протоколов: полные и краткие.

  • Полными протоколами являются те, в которых содержание выступлений и докладов, включая вопросы, заданные докладчики, приведено полностью (Если доклад был представлен в письменном виде, текст самого доклада должен прилагаться).
  • Краткими называются те документы, в которых текст доклада нужно формировать тезисно, а в пункте "Выступили" обозначают только фамилии тех, кто выступал. Также не исключен вариант краткой формы, который включает только информацию о председателе и секретаре, перечень рассмотренных вопросов, количество участников, а также формулировку принятых на заседании решений.

Как оформить протокол заседания экспертной комиссии? Некоторые виды протоколов могут утверждаться руководителем компании, к примеру, протокол заседания экспертной комиссии. В таком случае нужно добавлять гриф утверждения документа (реквизит официального документа, который придает правовой или нормативный характер содержанию протокола). У протоколов имеется постоянный срок хранения.

Итак, мы разобрали с Вами как оформить протокол заседания. Надеюсь, данное руководство, окажется весьма полезным при заполнении таких видов документа. Если же Вам нужен готовый пример оформления протокола, Вы можете ознакомиться с ним на сайте "www.edou.ru".

Подписывайтесь на наши группы в социальных сетях - смешные статьи, картинки и факты!