5.0 0.5 3 20

Как оформлять дело?

Оксана Логунова
Оксана Логунова
23 апреля 2013
1038
Оцените:
Как оформлять дело?

Личное дело сотрудника, это комплекс документов, который содержит полную информацию о человеке и о его деятельности в учебном заведении, организации или учреждении. Стоит отметить, что законодательство не имеет никакого отношения к личным делам сотрудников каких-либо фирм, более того, ведение личного дела вовсе процедура не обязательная и выполняется она, либо под контролем учредителя, либо самого служащего. Такой пакет документов позволяет быстро узнать о сотруднике необходимую информацию.

А теперь поговорим о том, как правильно оформить личное дело и какие документы должны обязательно входить в его состав. Не смотря на то, что введение личного дела процесс вовсе не обязательный обычно большинство организаций все-таки уделяют этому большое внимание и в обязательном порядке ведут личные дела своих сотрудников. Ведь в этом комплекте документов содержится не только простая поверхностная информация о человеке, но и о его достижениях на прежнем месте работе, о проявляемой инициативе. Также очень часто в таком наборе документов можно найти характеристики прежних работодателей, что в случае смены работы, возможно, поможет сотруднику быстрее подыскать себе новое место.

Стандартный состав личного дела

Рассмотрим подробно, как оформлять дело и какие бумаги должны в него входить.

  • В первую очередь, в составе личного дела обязательно должен быть листок с описью всех остальных документов дела. Можете посмотреть образец ниже.
    Опись
  • Также в комплекте документов должна быть анкета, ну или хотя бы личный листок по учету кадров.
  • Нельзя обойтись и без дополнения к личному листку.
  • Резюме является основным документом, говорящим о прежних местах работы и образовании человека.
  • В состав личного дела обязательно должны входить копии документов об образовании и копия трудового договора.
  • Копия приказа, гласящая о приёме на рабочее место.
  • В личное дело должны входить несколько копий приказов, говорящих о переводе, если таковой имел место быть.
  • Также необходимы документы, которые подтверждают изменения в анкетных данных, если таковые есть.
  • Ни одно личное дело не обойдется без аттестационных документов с мест получения образования.
  • В состав документов обязательно должны входить представления к переводам.
  • Копии приказов о поощрении служащего и налагаемых взысканий, если таковые были.
  • Характеристики с прежних мест работы, которые подтверждают добросовестность и ответственное отношение к работе.

Теперь вы знаете о том, как правильно оформить дело, и какие документы следует обязательно включить в него. Выше приведён не весь список документов, которые могут входить его состав. Также не стоит забывать, что состав документов зависит от того, на какой должности вы работаете и в каком подразделении. А также оформление напрямую зависит от самой организации, ее размера и того, чем она занимается.

Рассматривая то, как оформить личное дело, нужно помните о том, что порядок, в котором лежат ваши документы, тоже важен. В первую очередь необходимо собрать бумаги важные для приёма на работу и подшить их соответственно в начале. А в конце прикрепляются копии заявлений и приказов об увольнении, плюс дополнительные документы.

Немаловажно не только правильное оформление личного дела, но и его хранение. Обычно, как и где будет храниться архив документов, каждое учреждение решает самостоятельно, для этого нет каких-то определённых правил. Чаще всего личные дела помещаются в хранилище, которое находится непосредственно в помещении учреждения, либо в архив.

Если представители учреждения, приняли решение хранить дела самостоятельно и не сдавать их в архив, в первую очередь они должны позаботиться о том, чтобы выбранное ими помещение под хранилище было приспособлено для этой цели. Для этого учредитель обязан выделить отдельное помещение и оборудовать его специальными удобными стеллажами или шкафами. Если под хранилище документов выделено светлое помещение, в которое регулярно проникают солнечные лучи, то стоит позаботиться о том, чтобы личные дела не выцвели, для этого нужно ещё в самом начале, при выборе шкафов и стеллажей отдать предпочтение шкафам, которые можно наглухо закрыть. Также обязательно стоит принять необходимые меры для охраны данного помещения, то есть: установить на окнах крепкие решетки, а простую дверь заменить на металлическую.

Также очень важно продумать порядок хранения личных дел, это необходимо для того чтобы в нужный момент с легкостью найти необходимые документы. Для этого необходимо разработать специальную номенклатуру дел или опись. Как правило, это специальные документы, содержащие такую информацию как: количество единиц хранения, номера дел и срок их хранения.

Требования к оформлению личного дела

  • Во-первых, документы каждого личного дела должны быть либо переплетены, либо аккуратно подшиты в соответствующем порядке в папке.
  • Листы личного дела должны быть прошнурованы, пронумерованы и скреплены в конце печатью. 
  • Обязательно должен быть составлен лист заверителя.
  • В некоторых случаях в личные дела также добавляются составления внутренней описи всех документов.
  • На обложке личного дела должны быть написаны реквизиты предприятия: точное название фирмы, заголовок дела, регистрационный индекс дела.

Также, стоит отметить, что доступ к личным делам имеют далеко не все, получить нужную информацию, сделать копии каких-либо документов, без препятствий может непосредственно хозяин личного дела, а работодатель в свою очередь обязан обеспечить секретность дел. И если вдруг каким-то организациям, по каким-то причинам понадобилась информация о сотруднике, то её можно предоставить только после письменного запроса, который должен сопровождаться заявлением бывшего работника, которому принадлежит это личное дело.

Теперь вы знаете о том, как оформить личное дело работника, какие документы обязательно должны входить в его состав и как необходимо их хранить. Также теперь вам известно, о том, как должны храниться личные дела, где и как можно получить копии нужных документов из личного дела, если вы уже сменили место работы.

Подписывайтесь на наши группы в социальных сетях - смешные статьи, картинки и факты!