5.0 0.5 4 42

Как подшивать документы?

vnekonteksta
vnekonteksta
10 февраля 2015
2706
Оцените:
Как подшивать документы?

Смотрите видео

Как подшивать документы?

В настоящее время нет строгих правил для проведения прошивки архивов. Однако, подшить документы желательно так, чтобы при необходимости ими можно было легко воспользоваться и найти нужную информацию. О технологии выполнения прошивки читайте в нашей статье Как прошивать документы. А ниже представлена инструкция о практичном способе создания подшитого архива.

Как правильно подшивать документы

Обычно для хранения необходимо собрать довольно увесистую папку с документами. Чтобы сделать это красиво и аккуратно, попробуйте выполнить следующие действия:

  1. Сложите документы в нужной последовательности, например, по дате, алфавиту, в ином порядке. Будьте внимательны, ведь после того, как вы подошьете листы, изменить состояние архива уже не получится. Уложите страницы максимально ровно.
  2. Удалите все металлические детали крепежа: скрепки, скобы и другое.
  3. Наберите на компьютере титульный лист. В его верхнем правом углу расположите название организации, которой документы принадлежат, можно указать также ИНН (это особенно удобно для бумаг, отправляемых в налоговую). По центру листа напишите название архива, к примеру, «Книга продаж за 2014 год». Внизу обязательно укажите срок хранения архива согласно регламенту.
  4. Кроме титульного листа напечатайте полоску для корешка книги. Ее параметры должны быть равны размеру торцевой части уложенных вместе листов. На этой полоске продублируйте название архива. Распечатайте титульные страницы.
  5. Для прошивки используйте также 2 картонных листа А4. На один из них наклейте титульный лист. Уложите готовую обложку сверху на пачку документов. Второй картонный лист положите сверху на надпись с названием.
  6. Специальным канцелярским шилом сделайте 5 отверстий на равном расстоянии друг от друга с левой стороны документации. Если у вас нет шила, можно проделывать отверстия дыроколом. Придется, скорее всего, выполнять процедуру частями, поэтому следите, чтобы перфорация на всех документах была выполнена на одном уровне.
  7. Возьмите толстую иглу и нитки. Прошивку обычно ведут нитью сложенной вдвое. Начинайте прошивать документы снизу, вставив иглу в среднее отверстие. Оставьте на нижней стороне папки концы длиной примерно 10 см.
  8. Сшейте листы архива, последовательно продевая нить в отверстия. После этого свяжите конец нити с ее началом и отрежьте от иголки.
  9. На узел нужно наклеить лист бумаги квадратной формы размером примерно 5*5 см.Здесь ответственным лицом ставится печать, подпись и дата архивации.
  10. Лист картона, который вы положили на титульный, отогните назад так, чтобы из него получился корешок книги. Сзади отрежьте лишнее и подклейте картон. На корешок приклейте полоску с названием папки.

Таким образом у вас получилась эстетичная книга, которую удобно хранить как в вертикальном, так и в горизонтальном положении, а при необходимости легко найти среди других бумаг.

Подписывайтесь на наши группы в социальных сетях - смешные статьи, картинки и факты!