5.0 0.5 5 40

Как прошивать документы?

Надежда Манько
Надежда Манько
15 января 2013
13166
Оцените:
Как прошивать документы?

Обычно рабочие документы прошиваются для их удобного последующего хранения в архивах организации. По сути, прошивка документов представляет собой один из наиболее простых, а потому и более распространенных способов систематизации всех печатных документов. Она выполняется с целью сокращения их объёма, а также упорядочения их последовательности. Следует заметить, что прошивка документов, выполненная по всем правилам, исключает возможность умышленной подмены документов из папки в дальнейшем. Большинство видов деятельности, таких как,к примеру, ведение бухгалтерии – содержит в себе наличие документов, которые в процессе их использования и хранения должны быть защищены, как от подмены отдельных листов, так и от полного их изъятия.

Единого, официально утвержденного стандарта как прошивать документы, в настоящий момент, не существует, но существуют определенные принципы и общие требования, которые включают в себя наличие правильной нумерации листов и страниц документов, а также прошивку документальных пачек с последующей заверкой печатью и подписью всей подшивки.

Техника прошивки документов

Для того чтобы правильно прошить документы, в них необходимо сделать четыре прокола, предназначенных для помещения их в дальнейшем в твёрдую картонную обложку. Эти проколы необходимо делать с левой стороны, непосредственно на полях документа, так это позволит в полной мере сохранить читабельность, содержащегося в них текста. Как правило, расстояние между проколами должно составлять три сантиметра. В некоторых случаях, вместо четырёх отверстий допустимо сделать два прокола.Просверливать отверстия можно при помощи толстой иглы или специального канцелярского шила. В процессе предварительной подготовки документов для подшивки, из них необходимо удалить все металлические крепления (скрепки, булавки).

Если Вам нужно прошить документы для налоговой, то после того, как будут сделаны проколы в пачке документов, необходимо прошить документы, используя прочную нить. Чаще всего с этой целью используется крепкая капроновая нить, которая для большей надежности складывается в два раза. После того, как подборка документов будет прошита, прошивная нить должна быть завязана узелком на обороте самого последнего листа из всего перечня документов. Кроме того, необходимо чтобы у прошивной нити оставались свободные концы, длина свободных концов должна быть не менее пяти сантиметров.

Заключительный этап прошивки документов

В заключение вся прошивка должна быть опечатана, а на узелок прошивной нити необходимо наклеить бумажную наклейку (размером,примерно, 4-5см). Поверхность наклейки предназначается для дальнейшего нанесения подписи и печати. Узел прошивной нити, при желании можно опечатать сургучной печатью.

Подписывайтесь на наши группы в социальных сетях - смешные статьи, картинки и факты!